Zapytanie ofertowe

DOTACJE NA INNOWACJE - INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ”

 

 

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

w ramach

Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, działanie 8.2

Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-06-040/14-00

Projekt pt. Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami logistycznymi w zakresie zamówię i realizacji dostaw w Inrecto Sp. z o.o.

 

 

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

1-DANE SKŁADAJĄCEGO ZAPYTANIE OFERTOWE:

INRECTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Zemborzycka 112, 20-445 Lublin

 

2-PRZEDMIOT ZAKUPU

Zapytanie ofertowe prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności w ramach realizowanego przez INRECTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością projektu pt. „Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami logistycznymi w zakresie zamówię i realizacji dostaw w Inrecto Sp. z o.o..” w ramach działania 8.2 Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013. INRECTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zwraca się z prośbą o przedłożenie oferty cenowej na następujące zakupy:

 

1/ System elektroniczny umożliwiający elektroniczna wymianę danych B2B, szt. 1

Przewidywany okres realizacji: wrzesień 2014 - 28-02-15

Na planowany do wdrożenia system składają się następujące moduły:

I. Moduł Zapytań ofertowych

Moduł odpowiedzialny będzie za składanie zapytań ofertowych do partnerów firmy na zapotrzebowanie złożone przez klienta Wnioskodawcy. Umożliwi to w szybki i wygodny sposób wybranie najlepszej oferty oraz zlecenie wykonanie zadania partnerowi a następnie odsprzedania klientowi. Ogromną zaletą systemu będzie funkcjonalność umożliwiająca konwertowanie oferty Kontrahenta na ofertę dla Klienta, dzięki czemu Wnioskodawca uniknie duplikowania prac związanych ze złożeniem zamówienia. Wdrożony system zostanie implikowany do systemu wszystkich Partnerów. Skutkiem tych działań będzie eliminacja realizacji procesu tradycyjną drogą (e-mail, poczta, fax), na korzyść jednej opcją realizacji procesu w bazie systemu B2B.

II. Moduł sprzedażowy

Moduł stworzony będzie z myślą o klientach biznesowych oraz o szybkim i rzetelnym przedstawieniu oferty sprzedażowej. Elektroniczne oferty generowane będą do postaci dokumentów w formacie (pdf) lub w postaci oferty systemowej możliwej do odczytania przez Klienta biznesowego po zalogowaniu się do systemu lub po kliknięciu poufnego unikatowego linka wysłanego z systemu z pomocą systemu poczty elektronicznej. Moduł posiadać będzie przygotowane, gotowe szablony tworzenia ofert, które po dodaniu danych klienta biznesowego natychmiast po wprowadzeniu parametrów oferty trafiać będą do klienta biznesowego. Każda stworzona oferta automatycznie będzie trafiać na konto klienta biznesowego niezależnie od statusu zrealizowania bądź nie zrealizowania. Tak opcja zapewni stronom swobodny dostęp do procesu biznesowego w dowolnym czasie. Moduł sprzedażowy będzie ściśle powiązany z modułem zapytań ofertowych, który jest integralną częścią wykonywania zleceń przez Wnioskodawcę.

III. Moduł Panel Klienta Biznesowego

Panel Klienta biznesowego jest modułem, do którego klient będzie miał dostęp za pośrednictwem swojego unikatowego hasła i loginu. Będzie mógł w nim śledzić postęp swoich zleceń, akceptować projekty, akceptować oferty, przeglądać faktury, zlecać kolejne prace, wprowadzać zmiany do swoich projektów, sprawdzać terminy dostarczenia towaru. Moduł będzie również umożliwiał komunikację klienta biznesowego z firma (grafikiem lub handlowcem prowadzącym klienta) za pomocą wewnętrznego systemu wiadomości zaimplementowanego w systemie. Moduł będzie powiązany z modułem zamówień i realizacji.

IV. Moduł Zamówień i Realizacji

Moduł ten odpowiedzialny będzie za przyjmowanie zleceń na wykonanie pracy dla Klienta biznesowego. Klient będzie mógł za pomocą modułu zaakceptować i potwierdzić przyjęcie zlecenia i akceptację warunków finansowych. W momencie zaakceptowania zamówienia Inrecto przekaże zamówienie do realizacji wyznaczając osobę (profil pracownika w systemie), która będzie realizować zlecenie. Poprzez system pracownik będzie mógł kontaktować się z Klientem, np. w celu zaakceptowania projektu graficznego, wprowadzenie zmian do niego, zwrócenia się o dodatkowe materiały niezbędne do wykonania projektu lub umówienia spotkania. Moduł powiązany będzie z innymi modułami systemu B2B miedzy innymi z modułem kalendarz, panel klienta biznesowego oraz historia zamówień.

Parametry techniczne moduł umożliwią załączanie plików graficznych oraz tekstowych lub innych niezbędnych dla potrzeb wykonania zlecenia bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej. Duże pliki - powyżej 20 MB – będzie można przesyłać za pośrednictwem FTP (File Transfer Protocol) z wyznaczeniem do konkretnego katalogu na serwerze, dzięki czemu plik automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego klienta biznesowego w systemie.



 

V. Moduł zaopatrzenia

Moduł ten odpowiedzialny będzie za współpracę z partnerami, którzy dostarczają surowca oraz gotowe produkty (ulotki, wizytówki, foldery, gadżety reklamowe, rollupy). Zapewni to informacje w systemie o stanie magazynowym surowców oraz gotowych produktów. Klient biznesowy otrzymujący ofertę przy współpracy z modułem sprzedażowym będzie informowany czy produkt, który zamawiał jest dostępny czy konieczne będzie jego zamówienie i ustalenie daty dostawy. Moduł będzie spełniał także funkcje nadzorującą nad stanami posiadanych surowców i produktów. System automatycznie po akceptacji Klienta biznesowego w module zamówień oferty będzie miał rezerwowany wymagany stan surowców z zastosowaniem blokady magazynowej dla potrzeb zrealizowania zlecenia.

VI.Moduł Kalendarz

Moduł powiązany każdym modułem systemu, odpowiedzialny za wszystkie procesy systemowe, w których występuje planowanie i określanie za pomocą dat. Moduł będzie wizualnym odzwierciedleniem działań zachodzących zarówno w firmie, jak i w działaniach pomiędzy firmą a klientami biznesowymi czy kontrahentami. Moduł będzie spełniać także funkcje tradycyjnego kalendarza, w którym wprowadzane będą terminy spotkań z klientami, wyjazdy służbowe, urlopy, terminy realizacji zleceń i inne. Każdy użytkownik systemu będzie dysponował swoim kalendarzem, a jego zawartość wyświetlana będzie na podstawie przydzielonych uprawnień, np. klient biznesowy będzie widział jedynie wpisy, które dotyczą wydarzeń dotyczących jego samego.

VII.Moduł Historia Zamówień

W zależności od uprawnień danego użytkownika w systemie wszystkie zamówienia będą posiadać swoje statusy i będzie można przeglądać je w jednym miejscu w systemie. Zamówienia będą posiadać statusy takie jak „oczekiwanie na akceptacje klienta”, „w trakcie realizacji”, „zamówienie zrealizowane”, „wstrzymane”, które określać będą na jakim etapie prac lub działań jest dane zlecenie. Dodatkową funkcjonalnością systemu będzie możliwość filtrowania po statusie, dacie zlecenia, ilości itp. Po wejściu w szczegóły zamówienia system będzie w stanie wyświetlić wszystkie szczegóły zamówienia, np. przez kogo klient był obsługiwany, jakie faktury zostały powiązane z zamówieniem, jak wyglądał przebieg współpracy.

VIII. Moduł Fakturowania

Moduł odpowiedzialny za generowanie dokumentów księgowych na podstawie wykonanych w systemie zleceń dla Klientów biznesowych. System generować będzie dokumenty w postaci faktur VAT, faktur korygujących oraz faktur proform. Wygenerowane faktury będą automatycznie archiwizowane i podłączane do panelu klienta biznesowego skąd klient informowany będzie o fakcie wystawienia dokumentu oraz terminie płatności. System będzie automatycznie monitorował terminy płatności, a w razie potrzeby będzie powiadamiał klienta, iż jego termin płatności minął. Szczególnym ułatwieniem dla Wnioskodawcy będzie fakt, że przy następnym fakturowaniu klienta biznesowego, który opóźniał się z płatnością system automatycznie będzie powiadamiać, iż klient biznesowy nie wywiązuję się w terminie z zobowiązań finansowych i adekwatnie zareagować na przykład nakładając na klienta obowiązek opłacenia faktury gotówką lub dokonania przedpłaty na zlecenie. Od samego początku istnienia systemu każdy wygenerowany dokument księgowy będzie automatycznie archiwizowany i przechowywany do podglądu lub edycji przez Inrecto. Klient biznesowy będzie miał dostęp jedynie do dokumentów wygenerowanych specjalnie dla niego za wykonane zlecenia.

 

2/ Zakup usług informatycznych i technicznych niezbędnych do uruchomienia systemu B2B ( w tym uruchomienie i konfiguracja serwerów, migracja danych) kpl. 1

Przewidywany okres realizacji: 01-03-15 - 30-04-15

 

3/ Szkolenie specjalistyczne dla osób bezpośrednio zaangażowanych w obsługę wdrożonego systemu informatycznego (5 dni szkolenia dla 4 osób)

 Przewidywany okres realizacji: 01-03-15 - 30-04-15

 

 

 

 

3-OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Zgodnie z Formularzem ofertowym.

 

4-MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres e-mail: grzegorz.kowalski@inrecto.com lub dostarczona do biura INRECTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (osobiście, pocztą, przesyłką kurierską) na następujący adres: ul. Zemborzycka 112, 20-445 Lublin do dnia 20.09.2014r. Oferta musi być złożona w formie pisemnej w języku polskim. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Osoba do kontaktu: Grzegorz Kowalski, tel. 882109822

 

5-KRYTERIA WYBORU

Cena – 100 %. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium oceny: 100 pkt.

 

Lublin, dnia 10.09.2014r.

Załącznik:

 

  Formularz ofertowy1a Formularz ofertowy1a